فن گزارش نویسی- بخش واپسین
8- طبقه‌بندی گزارش‌ها
گزارش‌ها بر حسب نوع و شكل كلی، به دو دسته یا طبقه تقسیم می‌شوند:
دسته اول – گزارش‌های رسمی كوتاه
دسته دوم – گزارش‌های رسمی بلند
الف) گزارش‌های رسمی كوتاه
گزارش رسمی كوتاه به گزارشی گفته می‌شود كه معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداری تهیه می‌شود و از سادگی برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده اداری و روزمرّه است.
گزارش‌های رسمی كوتاه استاندارد شده و دارای روشی یكنواخت نیست و اگر در بعضی از سازمانهای اداری، برخی از این گزارش‌های توضیحی به ویژه گزارش‌های یك و دو صفحه‌ای به صورت فرم در آمده و استاندارد شده است، نباید همه گزارش‌های این دسته را از این نوع دانست.
در گزارش‌های یكنواخت و استاندارد شده، پرتوی از فكر و ابتكار نویسنده دیده نمی‌شود، بنابراین اگر در اینجا از گزارشی سخن می‌گوییم، مقصود گزارشی است كه برخاسته از فكر و ابتكار نویسنده آن باشد و نیروی اندیشه وی در پروراندن مطالب گزارش سهمی بسزا داشته باشد.
نیك می‌دانیم كه گزارش‌های دسته اول؛ یعنی گزارش‌های روزمرّه در شرایط مشكلی نوشته می‌شود و غالباً، فرصت فكر كردن كم است و بیشتر به دست كسانی تنظیم می‌شود كه در این زمینه خوب كار نكرده‌اند و تجربه كافی ندارند. بنابراین لازم است در این مورد به كسانی كه مسؤولیت تنظیم گزارش‌ها را بر عهده می‌گیرند، آموزش لازم داده شود و دوره كوتاه گزارش‌نویسی برایشان اجرا گردد.
در مورد این نوع گزارش‌ها توجه به نكات زیر ضروری است:
1- انتخاب عنوان (موضوع) به نحوی كه گویای محتوای متن باشد.
2- آوردن مقدمه‌ای متناسب با متن (حداقل دو سطر) برای بدست آوردن سابقه و آماده ساختن ذهن خواننده.
3- استفاده از پاراگراف یا عناوین اصلی و فرعی به منظور طبقه‌بندی گزارش.
4- آوردن پیشنهاد یا نتیجه در پایان
5- ارائه یك درخواست و راه‌حل.
ب) گزارش‌های رسمی بلند
گزارش رسمی بلند به گزارشی گفته می‌شود كه معمولاً بیش از سه صفحه بوده و در بعضی از موارد تا دهها صفحه ادامه می‌یابد. این نوع گزارش‌ها بیشتر به موضوعاتی علمی، پژوهشی، فرهنگی، اجتماعی، فنی و موارد مشابه مربوط می‌شود كه اغلب از نظر زمان تهیه نیز طولانی است و در بعضی از موارد تهیه‌كنندگان آن بیش از یك نفر و گاهی یك گروه می‌باشند
مطالب و عناوینی که در یک گزارش جامع باید در نظر گرفته شود به قرار زیر است :
- نام برنامه
- نوع منطقه
- موقعیت جغرافیایی
- طول و عرض جغرافیایی
- استان - شهرستان - بخش - دهستان
- چگونگی دسترسی به منطقه از طریق جاده ( وسائط نقلیه عمومی )
- نام روستاهای بین راه از آخرین شهر با ذکر مسافت و نوع جاده
- نام آخرین آبادی منتهی به منطقه و ارتفاع آن
- قلل ، گردنه ها و معابر مهم بین راه تا رسیدن به منطقه
- جهت جغرافیایی منطقه نسبت به نقطه حرکت
- ارتفاع منطقه از سطح دریا
- نام رشته کوه
- توضیح کافی در مورد مسیر و علائم طبیعی و محل های اطراق از آخرین آبادی تا منطقه صعود
- منابع تامین آب آشامیدنی ، چشمه ها ، رودخانه ها و ...
- نوع و ویژگیهای منطقه
- کروکی منطقه
- آثار باستانی و نقاط دیدنی منطقه
- جانوران و حیوانات منطقه
- پوشش گیاهی منطقه
- رودخانه های اطراف
- تصویری از نمای عمومی منطقه از نقطه شروع و از آخرین آبادی
- تصویری از ویژگیها ، مشخصه ها و نقاط خاص مسیر
- تصویری از منطقه مقصد
- زبان بومی منطقه
- نام و آدرس راهنمایان محلی
- نام ، آدرس و تلفن سرپرست
- نظر سرپرست برنامه نسبت به ویژگیها ، مشکلات و سایر موارد قابل توجه
- نام گروه
- تاریخ بازدید
- شرایط جوی
- مدت بازدید (ساعت)
- تاریخ تنظیم گزارش
- نام محقق و گزارشگر
- منابع و مأخذ اطلاعات علمی قابل استناد
- اسامی شرکت کنندگان با ذکر سمت و مسئولیت در برنامه
«یادمان باشد گزارش عملكرد امروز برای آینده‌گان، فرهنگ و تاریخ محسوب می‌شود و چه نیكو است تا مایه مباهات اعلام گردد.»
فرجام یافت