فن گزارش نویسی-3
آراستن گزارش
آراستن یك گزارش برای تأكید بیشتر روی نكات مورد نظر و بنا كردن امكانات بصری كه بحث شما را پشتیبانی كند از تكنیك‌های مهم گزارش‌نویسی است.
طراحی مناسب برای گزارش از طریق استفاده به جا از موارد زیر فراهم می‌آید:
- استفاده از دایره‌ها یا مربع‌های توپُرِ كوچك
- خط كشیدن زیر نوشته‌ها
- استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ
- عنوان‌بندی
- امكانات بصری مؤثر
- تأكید بر بعضی نتیجه‌گیری‌ها از مطالب
- نمایش و سازماندهی پایه‌های پیچیده
ابزار نگارش مثل دایره‌ها یا مربع‌های توپر، خط كشیدن زیر نوشته‌ها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوان‌بندی می‌تواند به تمركز و توجه خواننده كمك كند. زیرا:
· نكات اصلی را تقویت می‌كنند.
· بر شكل‌گیری منطقی بحث تأكید می‌نماید.
· بخش‌های طولانی را تفكیك می‌كنند و نمایش یك صفحه را بهبود می‌بخشند.
استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ به عنوان یك ابزار بصری نگارش، می‌تواند به طور مؤثر در یك سری و مجموعه‌ای از عوامل استفاده شود.
كمك به خواننده برای دنبال كردن بحث:
عنوان‌بندی معقول و مناسب نوشته‌ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان می‌دهد.
چون اغلب مدیران فقط عناوین را می‌خوانند، یك نویسنده خردمند از آنها برای ساخت نكات اصلی گزارش خود استفاده می‌كند.
اگر سازمان شما روشی خاص برای عنوان‌بندی مشخص نمی‌كند، می‌توانید روش مخصوص به خود را با توجه به قواعد ذیل شكل دهید:
· هر عنوان یا زیرعنوان باید به طور معنی‌داری مطالبی را كه دنبال می‌كند، توضیح دهد.
· هر عنوان باید به تنهایی و به خودی خود قابل درك باشد.
· در داخل هر بخش، عناوینی كه دارای یك سطح از كلیت است، باید ساختار همسنگ داشته باشد.
· عناوین باید قالب سازگار را دنبال كنند.
ساختن نكات بصری – جدول‌ها و نمودارها
نكات بصری – كه در گزارش‌های مربوط به مدیریت عموماً نمودار نامیده می‌شود – بخشی ضروری در هر گزارش بلند و بسیاری از گزارش‌های كوتاه است. طراحی این نكات بخشی از وظیفه شما به عنوان یك گزارش‌نویس است.
خیلی از نویسندگان در زمینه مسائل مدیریت، جدول‌ها یا نمودارها را – كه شامل دیاگرامها است – به عنوان بخشی از فرآیند حل مسأله مطرح می‌سازند. نویسندگان دریافته‌آند كه این جدول‌ها و نمودارها در كشف روابط مهم و یا معنی‌دار بودن روندهایی كه در غیر این صورت نادیده گرفته می‌شدند، به آنها كمك زیادی می‌كند.
گزارش‌نویسان با تجربه، قبل از نوشتن متن اولیه، نمودارهایی پیش‌نویس می‌كنند، حتی اگر از آنها به عنوان ابزار حل مسأله استفاده نكنند.
ساختن نمودارها و جدول‌ها در این مرحله به شما اجازه می‌دهد كه نتیجه‌گیری را كنترل كنید. وقتی كه با نمودار كار می‌كنید ممكن است ارتباطی كه قسمتی از بحث خود را روی آن بنا كرده‌اید، كم رنگ شده، یا حتی غیرمعقول به نظر آید. برای مؤثرترین استفاده از نمودارها باید:
- آنها را با زیركی و هوشیاری به كار بگیرید.
- فرم و شكل مناسب را انتخاب كنید.
- به خواننده بگویید كه چرا نمودار مهمّ است.
- سادگی آن را حفظ نمایید.
- اطمینان حاصل كنید كه نمودار به تنهایی گویاست ولی آن را به متن پیوند بزنید.
- كنترل كنید كه نمودار، اشتباه راهنمایی نكند.
- محصول تكمیل شده را ارزیابی كنید.
بخش بعدی: نشانه‌گذاری و اهمیت آن در نگارش
ادامه دارد...
سرچشمه های این نوشتار وجستارهای وابسته:
فن گزارش‌نویسی: دكتر مهدی ماحوزی
گزارش‌نویسی و آئین نگارش: دكتر مهدی ماحوزی
گزارش‌نویسی: جمشید صداقت كیش
لغت‌نامه دهخدا: علامه دهخدا
نگارش برای مدیران و تصمیم‌گیران: ماریا و هلوكامب و جودیت ك. استین
دستور زبان فارسی: پرویز خانلری
فرهنگ نفیس: (ناظم الاطباء) پنج جلد با تلخیص
نشانه‌گذاری: محمد پژوه
بر سمند سخن: دكتر نادر وزین پور