فن گزارش نویسی- 2
مراحل چهارگانه گزارش‌نویسی
به منظور اجتناب از نارسایی گزارش، و انتقال صحیح افكار و اطلاعات به خواننده، در تهیه و تدوین هر گونه گزارشی باید چهار مرحله زیر را رعایت كرد:
1- مرحله تهیه و تدارك
2- مرحله طرح ربط منطقی مطالب
3- مرحله نگارش
4- مرحله تجدیدنظر و اصلاح
1- مرحله تهیه و تدارك:
قبل از آن كه نوشتن را آغاز كنیم، باید تمام اطلاعات، حقایق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در اندیشه خود سازمان دهیم، هدف را بیابیم و بدانیم كه خواننده گزارش ما كیست و چه اطلاعاتی از موضوع دارد كه در فهم مقصود، او را یاری می‌كند و چه اطلاعاتی باید به او داد تا در نتیجه‌گیری نهایی سودمند باشد.
چون در این بخش به اندیشه یا فكر كردن، بسیار اشاره كرده‌ایم، شاید بی‌ربط نباشد كه تعریفی از فكر و علل چهارگانه آن ارائه بنماییم.
تعریف فكر:
شاید در هر شبانه‌روز چندین بار واژه فكر را تكرار كنید، بی‌آنكه بدانید فكر چیست و چه نقشی در زندگی و كار اداری ما دارد.
دانشمندان منطق، فكر را چنین تعریف كرده‌اند:
«فكر همان ترتیب دادن امور معلوم است برای رسیدن به مجهول و به عبارت دیگر ترتیب دادن مقدمات است برای رسیدن به نتیجه»
بدیهی است اگر یكی از مقدمات یا اجزای فكر ناقص باشد، نتیجه مطلوب حاصل نخواهد شد.
علل چهارگانه فكر:
همان گونه كه برای ساختن هر چیز مادی چهار علت وجود دارد، برای فكر نیز چهار علّت برشمرده‌اند:
1- علت مادی فكر؛ و آن ترتیب امور معلوم است؛ مانند، چوب برای میز.
2- علت صوری فكر؛ و آن سازمان دادن و تنظیم امور معلوم و سپس صورتگری آنهاست كه بر علت صوری فكر دلالت دارد؛ مانند، شكل و صورت میز.
3- علت فاعلی فكر؛ چون هر كاری از فاعلی سر می‌زند و هر ترتیبی دلالت بر ترتیب‌دهنده دارد، پس نیروی فكر كه در موارد معلوم تصرف كرده، به آنها شكل و صورت محسوس می‌بخشد، علت فاعلی فكر است؛ مانند، نجار برای تهیه میز.
4- علت غایی فكر؛ رسیدن به مجهول است و گرفتن نتیجه؛ مانند، استفاده از میز (كه مقصود سفارش‌دهنده است).
2- مرحله طرح ربط منطقی مطالب (ترتیب)
اغلب اتفاق می‌افتد، كه گزارش بسیار ساده است و احتیاج به تهیه افكار و طرح ربط منطقی ندارد، ولی باید دانست كه بیشتر گزارش‌های اداری، فنی، اجتماعی و فرهنگی نیاز به ترتیب منطقی دارد.
البته پس از آشنایی كامل با فن گزارش‌نویسی و آیین نگارش و كسب مهارت در تنظیم گزارشها، این كار به صورت عادت در خواهد آمد، بدین معنی كه نویسندگان گزارشها، آنچنان نظم فكری پیدا می‌كنند كه توالی منطقی مطالب را به صورت ذهنی رعایت می‌نمایند.
نكته مهم :
مرحله اول گزارش‌نویسی (تهیه و تدارك) و مرحله دوم (ربط منطقی مطالب) پیوند ناگسستنی با هم دارند. یعنی مرحله اوّل، مرحله جمع‌آوری و مرحله دوم، مرحله ترتیب و توالی منطقی است. و این دو مرحله كه مراحل دقت و تمركز فكر است، روی هم موجب تكوین گزارش می‌شود. به عبارت دیگر پایه و اساس گزارش را تشكیل می‌دهد و با تحقق این مرحله آماده خواهید شد كه گزارش خود را با اطمینان خاطر روی صفحه كاغذ بیاورید.
موفقیت هر گزارشی بستگی به نحوه طرح‌ریزی آن دارد، بنابراین طرحِ هر گزارش، باید پاسخگوی نیازهای زیر باشد.
1- كلیه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد.
2- نظم منطقی مطالب را بر اساس رعایت تقدم و تأخر و طبقه‌بندی صحیح به دست دهد.
3- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهیم اصلی گزارش را به آسانی و روشنی دریابد.
4- برای هر كسی – حتی اگر با جزئیات فنی و علمی آن آشنایی كامل نداشته باشد – در مراجعات بعدی قابل قبول بوده، دچار سوء تعبیر نشود.
3- مرحله نگارش
خوب اندیشیدن و تمركز داشتن، مایه نگارش؛ و نگارش خوب به سرمایه‌های علمی، مطالعه، آگاهی، احاطه به موضوع، دقت و تمرین و ممارست نیاز دارد، و گزارش، اثربخش نخواهد بود مگر آنكه علاوه بر شیوایی سخن، به نكات اساسی برشمرده زیر توجه نماید:
· 1- فكر كردن قبل از نوشتن.
· 2- توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقی.
· 3- در نظر گرفتن خواننده.
· 4- آگاهی به نكات دستوری و جمله‌بندی در حد لزوم.
· 5- ترجیح ساده‌نویسی به پیچیده‌نویسی.
· 6- پرهیز از به كار بردن لغات و تركیبات دور از ذهن.
· 7- به كار بردن لغات، اصطلاحات یا عباراتی كه معانی قطعی و مشخص دارند.
· 8- بیان حقایق، بی آن كه قصد برانگیختن احساسات را داشته باشیم.
· 9- دانستن فن گزارش‌نویسی.
فكر نویسنده (گزارشگر) قبل از هر چیز باید متوجه هدف موضوعی باشد كه درباره آن باید گزارش تهیه كند، چه؛ هدف، هم آغاز حركت است و هم پایان آن، و اگر موضوع را فراموش كند، قادر به ابلاغ پیام خویش نخواهد بود.
نباید فراموش كرد كه هر جمله گزارش باید حامل پیام باشد، و زمانی این مقصود حاصل می‌شود كه روحِ هدف و موضوع در كالبد جمله‌ها و بندها نفوذ كرده باشد.
نوشته شما؛ چه یك گزارش ساده باشد چه گزارش پیچیده، در هر دو صورت باید هدف و مقصودی داشته باشید و قبل از آغاز كار باید دید نوشته شما برای رساندن كدامیك از هدفهای زیر است:
- برانگیختن علاقه خواننده.
- اثر گذاشتن روی حالاتِ روحی او.
- دادن پاره‌ای اطلاعات.
- حلّ و فصل یك مسأله پیچیده و یا ساده.
- اعلام نتیجه یك مأموریت فردی یا گروهی.
- اعلام نتیجه یك تحقیق علمی، اقتصادی، اجتماعی و ...
- ارزیابی به وسیله خواننده، صدور حكم نهایی توسط او.
نویسنده نباید اجازه دهد كه خواننده، در طول گزارش؛ یعنی مقدمه؛ متن و نتیجه یا پیشنهاد دچار سردرگمی و آشفتگی گردد، و از همان آغاز باید به وی درباره گزارش، یك نظر كلی داده شود و معمولاً نویسنده، این وظیفه را در مقدمه گزارش انجام می‌دهد.
وظیفه مقدمه آن است كه خواننده را – بدون آنكه دچار سردرگمی شود – در جریان فكر و هدف نویسنده قرار دهد، و او را آماده سازد تا پیام نویسنده را به روشنی دریافت كند.
هر مقدمه دارای سه وظیفه اصلی است:
1- روشن ساختن موضوع گزارش برای خواننده.
2- مشخص نمودن هدف نویسنده از نوشتن گزارش.
3- به دست دادن طرح و نقشه ارائه مطلب.
4- مرحله تجدیدنظر و اصلاح گزارش
پس از نوشتن گزارش، لازم است در آن تجدید نظر شود و با مرور دقیق نوشته، آنچه به ذهن نیامده یا هنگام نوشتن فراموش شده، یادداشت و در جای خود درج گردد و یا آنچه زاید بر اصل است، حذف شود.
اگر تجدید نظر با دقّت و حوصله انجام شود، تمام اشتباهات و نقایص برطرف خواهد شد.
علمای فن، انجام دادنِ سه كار را در مرحله تجدید نظر توصیه می‌كنند:
1- گزارش را به یكی از همكاران بدهیم تا او بخواند و از زاویه دید خود مفهوم آن را بازگو كند و چنانچه در انتقال فكر، مانعی یا نقصی مشاهده شد، بتوانیم آن را جبران كنیم.
2- گزارش را بلند بخوانیم، تا از راه گوش و چشم، معایب و كمبودها مشخص و سپس برطرف گردد.
3- گزارش را پس از یك استراحت كامل از نو بخوانیم تا كاستی‌ها و مطالب اضافی، بیشتر خود را نشان دهد و بهتر بتوانیم گزارش خود را اصلاح كنیم.
تجدید نظرِ نوشته، قدم بزرگی در راه روشن نویسی محسوب می‌شود. در این مرحله است كه شخص آنچه را كه می‌خواسته بگوید، می‌بیند؛ نه آنچه را كه نوشته است.
كافی است در تجدید نظر، خود را به جای خواننده قرار دهیم و از دریچه چشم او به موضوع بنگریم.
برای اطمینان بیشتر بهتر است كه نوشته خود را به دیگری بدهیم، او بخواند، سپس سؤالات زیر را با توجه به ادراكی كه از نوشته نموده، پاسخ گوید:
- آیا مفهوم نوشته روشن است؟
- آیا نظم و ترتیب كلی نوشته درست است؟
- آیا عنوان گزارش، فهرست مطالب، مقدمه و خلاصه با هم هماهنگ هستند؟
- آیا كلمات خوب انتخاب شده؟
- آیا نكات مهم مورد تأكید قرار گرفته است؟
- آیا جمله‌بندی صحیح است؟
- آیا فكر به آسانی از یك مطلب به مطلب دیگر منتقل شده است؟
- آیا اجزای اصلی و فرعی، درست و منطقی انتخاب شده است؟
- آیا مثالها و نمونه‌ها كافی است؟
- آیا پاراگرافها با هم همبستگی لازم را دارند؟
- اگر به زیرنویس یا ضمائم گزارش اشاره شده، آیا زیرنویس یا ضمائم روشن، گویا و قابل فهم است؟
- آیا هدفِ گزارش به خوبی درك می‌شود؟
ادامه دارد...
سرچشمه های این نوشتار وجستارهای وابسته:
فن گزارش‌نویسی: دكتر مهدی ماحوزی
گزارش‌نویسی و آئین نگارش: دكتر مهدی ماحوزی
گزارش‌نویسی: جمشید صداقت كیش
لغت‌نامه دهخدا: علامه دهخدا
نگارش برای مدیران و تصمیم‌گیران: ماریا و هلوكامب و جودیت ك. استین
دستور زبان فارسی: پرویز خانلری
فرهنگ نفیس: (ناظم الاطباء) پنج جلد با تلخیص
نشانه‌گذاری: محمد پژوه
بر سمند سخن: دكتر نادر وزین پور