گروه اصفهان شناسی زنده رود

نويسندگان اين مطلب : محسن سمرقندي – محسن بريحي

مراحل ثبت یک سازمان مردم نهاد(سمن)  N.G.O

پس ازآنکه تلاشهایمان درجهت تشکیل یک سازمان مردم نهاد به پایان رسید،جهت آگاهی کسانی که مایل به تشکیل این گونه سازمانها هستند ، مراحل و مقدمات ثبت آن را (در اصفهان) به مرور اعلام خواهیم نمود .

دراین نوشتار به جای عبارت"سازمان مردم نهاد" به اختصار "سازمان" استفاده شده است.

بخش اول :

نیازها:

* ابتدا عشق و علاقه ، سپس حوصله و صبر و اراده پولادین

* حداقل 5 نفر آدم پاکار که رفیق نیمه راه نباشند و تا آخر راه مردانه بايستند .

* یک نفر که حوصله سرو کله زدن و رفتن به ادارات را داشته باشد  را در یک نامه به عنوان رابط اداری سازمان معرفی نمایید . (ترجیحا دارای ماشین یا موتور و تلفن همراه ثابت) زیاد سخت نیست ولی حداقل یکسال وقت نیاز دارد .

* تعداد افراد جهت هیئت موسس : 5 یا 7 یا 9 نفر (نداشتن سوء پیشینه ، سابقه محکومیت و ... ) که از آنها بایستی حداقل 2 نفر مدرک تحصیلی مرتبط در زمینه فعالیت داشته باشند (کارشناسی و یا بیشتر). البته سعی کنید بیش از 3 نفر با مدرک مرتبط معرفی کنید .

* داشتن یک مکان مناسب جهت معرفی به عنوان دفتر یا نشانی رسمی سازمان (مستقل باشد - خانه مسکونی خودتان هم نباشد )

* یک جدول در کاغذ a4 که مشخصات کامل افراد هئیت موسس شامل:

نام و نام خانوادگی- نام پدر- شماره شناسنامه - تاریخ صدور شناسنامه - تاریخ تولد - کدملی- آدرس محل سکونت - کدپستی محل سکونت را آماده نمایید و همیشه آنرا همراه داشته باشید.

مدارک شناسائی لازم (حداقل 10سری زیراکس تهیه شود به دلیل اینکه پیدا کردن افراد سخت و وقت گیر است)

1- کپی تمام صفحات شناسنامه

2- کپی کارت ملی (دو طرف)

3- عکس4*3 جدید(رنگی یا سیاه سفید) تمام رخ-خواهران با حجاب وبرادران بدون ریش های مدل دار

4- کپی کارت پایان خدمت(جهت آقایان)

آقایانی که دانشجو هستند بایستی از محل تحصیل گواهی اشتغال به تحصیل دریافت کنند.

5- برابر با اصل نمودن مدارک در اداره ثبت شرکتها(مرحله آخر)

نشانی های ادارات مرتبط:

1- فرمانداری اصفهان - خیابان 22بهمن- مجتمع اداری

2- استانداری اصفهان – دروازه دولت – خیابان باغ گلدسته

3- اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری اصفهان- خیابان کاوه- ابتدای خیابان جابر انصاری

4- سازمان میراث فرهنگی صنایع دستی وگردشگری اصفهان- خیابان آبشار سوم - بعد از پل شهرستان - جی شیر - ساختمان استانداری - طبقه همکف - سمت راست - آقای خیری

محدوده  فعالیت

1- در سطح استان:مراجعه به استانداری استان و در سطح شهرستان مراجعه به فرمانداری  2- در سطح کشور: مراجعه به وزرات کشور- تهران

بخش  دوم :

1- مراجعه به سایت وزارت کشور به نشانی  :  www.MOI.IR     ( از هر صفحه از سایت یک پرینت حتما بگیرید و آنرا نگهداری کنید )

2- رفتن به قسمت ثبت سازمان هاي مردم نهاد و تکمیل فرمهای اینترنتی مربوط به تقاضانامه  ثبت سازمان

3- دریافت کد رهگیری(رمز وکاربری) از سایت و پی گیری مداوم جهت رسيدن به نتیجه موافقت یا عدم موافقت با تاسیس سازمان

* حداقل 2 تا 3 ماه انتظار برای تصویب ثبت سازمان در سایت وزارت کشور

4- آماده نمودن اساسنامه و تکمیل تقاضانامه ثبت انجمن ( از اساسنامه های روتین و مشابه دیگر سازمانها استفاده شود و تغییرات لازم در آن داده شود و بهتر است روزنامه جهت درج آگهی را هر کدام که ارزانتر است انتخاب کنید )

5- در صورت موافقت اولیه با ثبت سازمان ، مراجعه به اداره ثبت شرکتها و دریافت فرم تعیین نام سازمان که به نام متقاضی صادر می شود (فقط یک نفر) حتما کارت شناسایی همراه داشته باشد .(طبقه دوم اداره ثبت شرکتها- هزینه40000ریال- نقدا همان جا دریافت می شود)

6- مراجعه مجدد به اداره ثبت شرکتها و دریافت نتیجه تعیین نام پس از یک هفته (این جواب 3ماه اعتبار دارد که بهتر است تا زمان ثبت نهائی سازمان ، مرتبا تمدید شود .تمدید نیاز به واریز پول ندارد)

7- چاپ اساسنامه تایید شده و امضای آن توسط همه افراد هیئت موسس (حداقل 3 نسخه هم از آن تکثیر نمایید )

8- مراجعه به فرمانداری جهت مراحل استعلام و تعیین هویت و تشخیص سوء پیشینه ( حدود 5 سری از مدارک شناسایی افراد همراه داشته باشید )

9- تکمیل فرمهای سوء پیشینه ودیگر فرمهای مورد نیاز و مراجعه مجدد به فرمانداری

10- پی گیری نامه ها در طبقات فرمانداری(دبیرخانه حراست)

* حداقل 2 تا 3 ماه انتظار تا اینکه جواب استعلامات از سازمانهای ذیربط بیاید.

11- پس از پایان سه ماه باید حتما مراجعه و پیگیری کنید تا اگر جواب یکی از استعلام ها هنوز نیامده ، خودتان به سازمان مربوطه رفته و پیگیری نمایید .

12- اکنون که جواب تمام استعلام ها آمده ، تقریبا30% کار انجام شده است. فرمانداری پس از آن می تواند پروانه فعالیت را صادر نماید ولی تا زمان ثبت نهائی سازمان آنرا به شما نمی دهد . سعی کنید یک زیراکس از آن تهیه نمایید .

پس از صدور پروانه فعالیت, فرمانداری حداقل برای 3 ماه بعد نوبتِ مجمع عمومی و انتخابات می دهد .

13- نوبت درج آگهی در روزنامه جهت اعلام ثبت سازمان ، عضوگیری و دعوت اولین مجمع عمومی سازمان( از همین حالا به فکر سالن اجتماعات که حداقل 50 نفرظرفیت داشته باشد و پولش را هم فراهم نمایید و همچنین هزینه درج آگهی در روزنامه حداقل 120هزارتومان می باشد )

پس از درج اگهی باید یک نسخه از روزنامه را به فرمانداری ببرید

14- تا یک هفته فرصت دارید افرادی که قصد کاندیداتوری در انتخابات هئیت مدیره و بازرسان دارند را در یک فرم با مشخصات به همراه مدارک شناسایی و عکس به فرمانداری با نامه اعلام نمایید و دوباره منتتظر جواب استعلام باشید. (افراد هئیت موسس اگر کاندید هئیت مدیره باشند ،دیگرنیازی به استعلام ندارند )

حالا شروع کنید به تبلیغ و عضو گیری(هرچی بیشتر بهتر)

بخش سوم :

15- اکنون پس ازماهها انتظار نوبت به مجمع عمومی می رسد. (با اون 9ماه انتظار فرق داره)

16- مقدمات آماده سازی سالن را شروع کنید.(صندلی ،میز،بلندگو،تبلیغات،پذیرایی و...)

در ابتدای تشکیل مجمع شما فقط باید خوش آمد گویی نمایید و حرف دیگری نزنید . نماینده فرمانداری خودش حرف های لازم را می گوید . سپس هیئت رئیسه مجمع با رای حاضران انتخاب شده و جلسه رسمیت می یابد . بعد یکی از موسسین درباره روند تشکیل و کارهای صورت گرفته تا این روز مطالبی بیان می کند .

17- با تشکیل مجمع عمومی رسمي ، اعضای هیئت مدیره و بازرسین با رای حاضرین انتخاب می شوند و دیگر موارد شامل اساسنامه ، حق عضویت و تعیین روزنامه رسمی نیز تصویب می شود.

( در مورد میزان هزینه های ورودی و عضویت ، حتما از قبل با اعضاء صحبت کرده و با دلایل آنها را راضی کنید که به آنچه در نظر دارید رای دهند و مواظب باشید که برخی ها در جریان رای گیری ، حرفهای نامربوط نزنند چون باعث می شود که مبلغ مورد نظر رد شده و مبلغ کمتری به تایید برسد . آنوقت است که در مراحل بعدی با کمبود بودجه مواجه خواهید شد .

( از این پس حداقل 500 هزار تومان پول لازم دارید تا مراحل ثبت به اتمام برسد .) 

18- صورت جلسات را آماده و تنظیم و طی یک نامه به فرمانداری اعلام نمایید تمام صفحات صورتجلسات ،اساسنامه و ...  . بایستی توسط فرمانداری مهر شود و با یک نامه به اداره ثبت شرکتها جهت ادامه کار معرفی می شوید..

19- از تمامی پیوست های نامه فوق 3 سری زیراکس شود.(مطمئن شوید هیچ ایرادی در مدارک،اساسنامه و ..وجود نداشته باشد)

20- حداقل یک هفته پس از انتخابات ، باید افرادی که رای آورده اند اولین جلسه رسمی هیئت مدیره را برگزار کرده و پست های مورد نظر را در بین خود انتخاب کنند . 

21- مراجعه به اداره ثبت شرکتها (طبقه اول- پذیرش) و دادن کلیه مدارک و نامه ها و گرفتن شماره پرونده

22-  2 برگ تقاضانامه ثبت موسسه و دو برگ فرم ثبت موسسه از واحد فروش طبقه همکف اداره ثبت شرکتها خریداری شود (هزینه44000ریال)

23- برگ تقاضانامه را دوباره پر کرده و تمامی اعضای هئیت موسس آنرا امضاء کنند.(پشت برگ هم تمام اعضای هئیت مدیره و موسس با ذکر سمت مشخصاتشان نوشته شود)

23- زیراکس تمام مدارک شناسایی اعضای هئیت موسس و مدیره را در اداره ثبت شرکتها فتوکپی برابر اصل نمایید (هزینه اش حدود1000تومان می شود)

23- پس ازتحویل مدارک به اداره ثت شرکتها ،حداقل 15روز کاری جهت بررسی پرونده در آن اداره صبر کنید.

24- پس از دریافت جواب از اداره ثبت شرکتها، پرونده جهت کارشناسی به یکی از کارشناسان آن اداره فرستاده می شود و ایرادات آن گرفته شده که بایستی رفع گردد.

25- پس از کارشناسی پرونده ،به بخش ثبت در دفاتر مراجعه و بعد از آن به  ماشین نویسی رفته ، فرمهایی كه قبلا تهیه کرده بودید را تایپ و چاپ می نماید.

26- فرمهای چاپ شده را به قسمت قبلی بازگردانده ، اینک پرونده شما تکمیل است. مسئول آن قسمت ، پرونده را پلمپ می کند و اهداف ، هئیت موسس و نشانی را در دفتر ثبت موسسات وارد می کند که شخص متقاضی بایستی ذیل این دفتر را امضا کند.

27- سپس پرونده و دفتر ثبت را به طبقه دوم(اتاق رئیس)می برید تا پس از بررسی پرونده ، دفتر ثبت را امضاء کند.(دوباره دفتر را به مسئولش بازگردانید)

28- مراجعه به حسابداری جهت پرداخت هزینه ثبت گروه در روزنامه رسمی کشور(حدود20هزارتومان هزینه دارد)

29- مراجعه به دبیرخانه و گرفتن نامه جهت درج آگهی در روزنامه رسمی کشور

30- نامه را که گرفتید ، تمام صفحات پرونده تان مهر برجسته اداره ثبت خورده و پرونده تکمیل می گردد(یک نسخه از آن را به خودتان می دهد)

31- خرید دفتر روزنامه و دفتر کل(هزینه 4000تومان)که بایستی پلمپ شده و مدیرعامل یا وکیل رسمی سازمان ،آن دفاتر را در اداره ثبت شرکتها امضاء کند.

31- مراجعه به اداره پست نشاط (باجه11) جهت درج آگهی روزنامه رسمی کشور (هزینه حدود30هزارتومان)

32- روزنامه رسمی کشور حداقل یک ماه بعد به اداره ثبت شرکتها و آدرس سازمان شما ارسال می شود .

33- از پرونده جدید دوباره یک سری زیراکس بگیرید. و به فرمانداری مراجعه کنید تا پروانه فعالیت سازمان را به شما تقدیم نمایند.

34- آرم و سربرگ نامه سازمان را طراحی و جهت تصویب به فرمانداری ارائه نمایید(جوابش یک هفته بعد می آید)

35- پس از تأیید سربرگ نامه ، نوبت به ساخت مهر سازمان(همان آرم سازمان همراه با عنوان سازمان مردم نهاد و نام سازمان و نیز شماره ثبت ) است که فتوکپی برگه ثبت شرکتها را به مهرسازی برده و نمونه مهرتان را سفارش دهید . سعي كنيد همراه با يك نامه رسمي باشد . (هزینه 5000تومان به بالا)

36- مهر آماده شده را جهت تایید نهایی به فرمانداری ببرید.

سازمان مردم نهاد تان تاسیس و کاملا ثبت شد.(حالا ازش استفاده لازم را ببرید)- مبارک باشه

37- اگر با سازمان میراث فرهنگی مرتبط هستید باید یک کپی از پرونده مندرج در بند 30 همراه با کپی از پروانه فعالیت و مدارک شناسایی هیئت موسس را برای امور تشكل هاي سازمان میراث ببرید تا برای شما پرونده ای تشکیل دهند .

بخش آخر :

آخرين مرحله ايجاد يك حساب بانكي براي سازمان است .

38 – پس از اينكه يك نسخه از روزنامه رسمي كشور برايتان ارسال شد ، با در دست داشتن يك كپي از آن و نيز يك كپي از نامه ثبت سازمانتان ، به يكي از بانك هاي رسمي مراجعه كرده و درخواست افتتاح حساب مي كنيد . بانك به شما چند فرم مي دهد كه بايد توسط مديران داراي حق امضاء ،‌ امضاء شده و مهر سازمان نيز بر آن ثبت گردد . ( مديران داراي حق امضاء معمولا خزانه دار ، مدير عامل و رئيس هيئت مديره هستند )

39 – با همراه داشتن اصل و كپي شناسنامه و كارت ملي و نيز فرم هايي كه پر كرده ايد ، به بانك برويد تا حساب جاري براي سازمان افتتاح گردد و مقداري وجه به حساب واريز نماييد .

40- از بين مديران داراي حق امضاء يك نفر به عنوان نماينده انتخاب شده و با فرم مخصوصي كه توسط همه امضاء مي شود ، به بانك معرفي ميگردد . اين شخص به نمايندگي از ديگران ، مسئول رسيدگي به كليه امور اداري مي باشد و دسته چك سازمان را از بانك تحويل مي گيرد .

انشاالله موفق و پيروز باشيد .